生産性改善のスタートは現状把握から

“働き方改革”という言葉、もはやキーワードとしては一般化しつつありますが、まだまだ多くの企業にとっては具体的な取り組み方を模索している真っ只中なのではないでしょうか。

おそらく思うように進まないという企業も増えてきているように思います。というのも、この“働き方改革”を推進するために、我々の主力コンサルティングサービスのひとつである「生産性向上プログラム」を導入したいという企業が増えてきたのですが、導入当初に直面する課題がほぼ同じなのです。

“生産性向上”というテーマに取り組むからには、まず現在の生産性をしっかり把握していなければなりませんね。例えば、「1人当たり売上」や「1人当たり粗利」、あるいは「1人当たり営業利益」といった生産性指標であれば、人数の定義さえ決めればすぐに出すことができますが、もっと詳細化しない限り改善活動には繋がりません。

改善活動につなげるために要因を分解

これらの指標が高くなるための要因部分を理解する必要があるわけです。
例えば、複数の取り扱い商品・サービスがあれば、当然その販売構成比が指標に影響を及ぼすでしょうからその詳細を把握する必要がありますよね。あるいは、顧客別の取引実績を確認すると、自社に対して大きな利益貢献をしてくれている顧客もいれば、ややもすると赤字になってしまうような利益貢献のない顧客がいるかも知れません。

これは社内においても同様で、貢献度の高い従業員とそれほど高くない従業員という見方もあるとすると、それらの従業員の働き方（時間の使い方）を把握することで原因がつかめるかも知れません。
こういった類の詳細データがすぐには出てこないわけで、多くの企業の共通の課題というのがまさにここなのです。

システムを導入したはずなのに集計作業が無くならない

おそらく、社内には財務管理システムがしっかりとあり、販売管理システム、顧客管理システム、活動管理システムも揃っている、といったように、システム化に関しては着々と進められてきた企業がほとんどなので、決して出せないわけではないのですが。。。
「生産性向上プログラム」を推進するために見たいデータを抽出する場合に、想像以上に膨大な時間を要してしまうケースが決して少なくありません。システムは整備してきたにも関わらず、「見たいデータを瞬時に見ることができない」状況に陥っているのです。

「いやいや、ウチはそんなことありませんから大丈夫です！」
当初はこのように仰っていた企業も、その実情はどうなっていたかというと、社内会議に向けて、管理職の皆さんが、社内のシステムから必要なデータを引っ張ってきて、エクセル等を活用しながら集計・分析作業をやり、その集計・分析結果をよりわかりやすくするためにパワーポイント等のプレゼンツールでまとめる、といったことになっています。
　もはや、管理職の仕事が、こういった集計・分析・まとめ作業になってしまっているのではないか？と疑うくらい、時間もかかってしまっているわけで、このマネジメントにかかってしまっているコスト（時間）を算出すると、想像を絶するレベルになっている可能性が高いというのも決して言い過ぎではない気がします。

管理帳票が増え、作業時間も増えてしまう

もうひとつ、我々のクライアント先でよく耳にするのは、「売上拡大あるいはマネジメント強化といったテーマで外注すると、既存のシステムが使いづらいから”売上実績はこちらの表”、”集客実績はこちらの表”、”営業活動内容はこちらの表”というように、どんどん管理帳票が増えてしまっていき、かなりの時間をとられてしまう割には、確認したい生産性指標もすぐに確認できるわけではなくて･･･」といった話です。

　“働き方改革”を推進する、“生産性向上”を図る、ためには、そもそも売上利益に直結する業務に注力しながら、直結しない業務を極力簡素化する、ことが必要不可欠です。
意図している方向性とは真逆の方向に進んでしまうような状況を打開すべく、弊社がご支援させていただくクライアント先では、こういったことが発生しないように、PCやスマホから簡易なフォームに入力してもらうと、リアルタイムかつ自動で、管理帳票が更新される仕組みの導入により、改善活動を大きく前進させています。

【※下記は、弊社がご提供している自動更新の管理帳票イメージです】