「これだけ！PDCA」のポイントを解説➂ ～D(実行)のポイント～

こんにちは、D課長です！

前回のコラム　「これだけ！PDCA」のポイントを解説➁　～P(計画)のポイント～　では、P(計画)が機能していない理由と、計画の立て方について解説しました。

今回は、PDCAのD(実行)のポイントについて解説します！

この記事は、次のような人におすすめです！
・PDCAのDのポイントを知りたい
・実行時に気を付けておくべきことを知りたい

想定外は起きて当たり前

前回コラムで、PDCAがうまく回らないのはそもそも計画が作れていない、という内容をご紹介しました。その意味においては計画さえ作ってしまえば自然にPDCAサイクルは回っていきます。

しかしながら、いざD(実行)しようとするタイミングで、外部環境、自社の経営層や上司、他部門、顧客といった自分がコントロールできないところから突発的に影響を受けてしまい、肝心のD(実行)が後回しになってしまうこともしばしばあるでしょう。

人は想定外の事象が降りかかってくると、そのことに気を取られ、やらなければならない事を置き去りにしてしまう傾向があるのです。

このようなことは「よくあること」にも関わらず、本来進めておくべきことが全く進みませんでした、等という状況になってしまうのは非常にもったいないことです。

それでは、どのような点に注意して実行を進めていけばよいのでしょうか。

前回のコラムでも紹介した通り、やらなければならない日々の業務は既に存在しています。

そうなると、「やるべきことがたくさんあって、D(実行)に手を付けられない」といった事態が発生します。

ここで考えてみてほしいのが、「たくさん」とはいったいどの程度の話なのか ということです。

実際に業務を洗い出してみると、想定より業務が少なかったり、時間がかかっていなかったりしていませんか。

人は、業務が二つ三つ重なってきただけで、「あれもこれもやることがたくさんある」という気分になるのですが、整理すると意外にそうでもない事が多いのです。

新しい取組みを行なう時には、改めて現状の業務を棚卸して、優先順位をつけ直すことを意識しましょう。

PDCAを回したいと思っている方々の多くは、プロジェクト形式の業務に携わっている事が多いのではないでしょうか。

特にプロジェクトマネージャーは、メンバーの業務の進捗状況をコントロールして、全体のスケジュール管理を行なう必要があります。

書籍では、プロジェクトマネジメントにおいて、問題として取り上げられる人間の特性を3つ挙げています。

➀学生症候群

→人間は追い込まれるまで後回しにしてしまう癖

➁必要以上の時間設定

→時間がかかりそうな業務は余裕を見て時間設定をしてしまう癖

→早く完了しても「次の業務が来るかもしれない」「次回は無理な時間設定をされるかもしれない」と思ってしまいがち。

➂掛け持ち

→周囲の目を気にして、複数のプロジェクトそれぞれにとりあえず手を付ける癖

以上のように、なぜかそうしてしまう行動特性をリーダーは意識して、マネジメントを工夫していきましょう。

以上、Do (実行)のポイントについて解説しました。

それでは今回の内容を振り返ります。

[まとめ]

Do(実行)段階で注意しておきたいことと人間の特性を頭に入れたうえで円滑なプロジェクト運営をしていきましょう。

次回は、Cのポイントについてお伝えしていきます。